В своей деятельности некоммерческие организации, как и другие организации, независимо от организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.
Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).
В данной статье будет рассмотрены: какие виды приказов бывают, как они оформляются, какие нормативно-правовые акты регулируют их оформление, сколько времени данные приказы должны храниться в организации, а в случае ликвидации – передаваться в центральный архив.
Виды приказов. Сроки хранения.
Основным назначением приказа является решение основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.
Существует 3 вида приказов (распоряжений):
– приказы (распоряжения) по основной деятельности;
– приказы (распоряжения) по личному составу;
– приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.
Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:
– срок хранения «постоянно» – для приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности;
– срок «75 (50) лет» – для приказов (распоряжений) по личному составу;
– срок хранения «5 лет» – для приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов (распоряжений) по личному составу.
Непосредственно оформление, в том числе и приказов, регулируется ГОСТом Р.7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов. В обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. В зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.
К регистрационным номерам приказов по личному составу, могут добавляться буквенные индексы:
– приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «75 лет» (прием, перевод, увольнение и другие) обозначаются буквенным индексом «л/с» (например, № 1-л/с);
– приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «5 лет» (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дисциплинарные взыскания, дежурства) обозначаются буквенным индексом «к» (например, № 1-к).
Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.
Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
– приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;
– приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Приказы по основной деятельности.
Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.
Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.
Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:
– исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;
– осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.
Вопросы, в приказах с основной деятельностью, определяются уставом организации.
Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:
– утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;
– утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);
– регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;
– оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;
– создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);
– определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;
– регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом (например, электронной подписи), координации определенных видов деятельности;
– оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;
– оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;
– регулируются другие вопросы при наличии полномочий.
В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы (например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок, экологической экспертизы и другие).
В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам
Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам издаются руководством организации (ответственными и уполномоченными лицами) по следующим направлениям деятельности:
– о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);
– об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений);
– о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);
– об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств).
Приказы (распоряжения), содержащие вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия).
Приказы (распоряжения) по личному составу.
Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «75 лет»)
Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.
Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.
Приказами(распоряжениями) по личному составу оформляются:
– прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);
– увольнение (прекращение действия трудового договора);
– аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);
(образцы можно найти на официальных сайтах управлений и ведомств)
– изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;
– поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) (необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);
– оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников (в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения);
– предоставление отпусков работникам:
1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
2. по уходу за ребенком;
3. без сохранения содержания (заработной платы) (например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством);
– направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
– расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;
– прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации (в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).
Приказы (распоряжения) по личному составу (срок хранения – «5 лет»)
Данными приказами (распоряжениями) по личному составу (срок хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником:
– о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;
– об оказании материальной помощи;
– о дежурствах в выходные и праздничные дни;
– о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;
– о дисциплинарных взысканиях;
– об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.
Передача и последующее хранение приказов (распоряжений) по личному составу, при ликвидации организации. Где искать свои документы, если организации уже не существует.
В государственный или муниципальный архив должны быть отправлены документы постоянного срока хранения, документы по личному составу сроком хранения 75 лет и документы временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения которых не истекли.
Передавать документы, при ликвидации организации, независимо от их организационно-правовой формы, должны все организации, включая некоммерческие.
Требование о передаче на архивное хранение документов временного хранения содержится в ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом».
Сроки хранения документов определяются в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Порядок передачи документов.
Если имеется компания, являющаяся правопреемником, то документы должны быть переданы в ее «добрые руки»
Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все «бумажное наследство».
Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются «на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии – в государственный архив»
Например, в г. Москве - на основании постановления от 25 декабря 2007г. № 1123-ПП «О реализации приоритетных направлений развития архивного дела в городе Москве», действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций.
Если в субъекте такие центры отсутствуют, придется обратиться в государственный или муниципальный архив.
При подготовке материалов к статье были использованы материалы следующих сервисов:
http://docs.cntd.ru/; https://www.mos.ru/; – https://base.garant.ru/
Юридический материал готовят юристы с инвалидностью. Поддержи их!
Проект реализуется при поддержке гранта Фонда Президентских грантов, Гранта Фонда Потанина, ГБУ Дом общественных организаций г. Москвы