Оформление сотрудника на работу. Какую документацию необходимо вести внутри организации

Основанием возникновения трудовых отношений по общему правилу является трудовой договор. При этом для его заключения основания могут быть разные: избрание, назначение на должность, конкурс… Трудовой договор также может быть заключен на основании судебного решения о признании гражданско-правовых отношений трудовыми или о восстановлении работника. В любом случае оформления одного трудового договора с новым работником недостаточно. Нужно осуществить целую процедуру приема на работу. От того, как ее провести, зависят дальнейшие отношения не только с работником, но и с контролирующими органами. Чтобы не допустить ошибок и негативных последствий в виде штрафов и судебных издержек, нужно правильно оформить документы, соблюсти последовательность этапов и, конечно, требования трудового законодательства. Порядок приема на работу представим в пошаговой инструкции.

Процедура приема на работу

Действия, предшествующие оформлению приема на работу

Выбор кандидата на вакантную должность практически во всех организациях осуществляется по результатам собеседования, порядок проведения которого определяет работодатель. Но законодательством либо уставами (положениями) организаций до оформления приема на работу могут быть предусмотрены дополнительные процедуры:

1. Избрание на должность (ст. 17 ТК РФ). Проводится, например, в отношении руководителей организаций.

2. Избрание по конкурсу на замещение должности (ст. 18 ТК РФ) из числа некоторых должностей государственной и муниципальной службы.

3. Назначение на должность или утверждение в должности (ст. 19 ТК РФ). На должности назначаются, например, руководители государственных органов, руководители представительств и филиалов, судьи.

С кандидатом на должность, успешно прошедшим собеседование, победившим в конкурсе или назначенным на должность, можно начинать процедуру оформления приема на работу.

Пошаговая инструкция по приему на работу

1. Предъявление работником документов

Запросите у работника документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ.

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. К иным документам относятся удостоверение личности военнослужащего РФ, военный билет, временное удостоверение личности гражданина РФ, загранпаспорт, свидетельство о рождении для несовершеннолетних и др.

Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (формируются и представляются работодателями) или СТД-ПФР (формируется из информационных ресурсов ПФ РФ и представляется им).

Если у работника нет трудовой книжки – оформите ее, если он ранее не выбрал предоставление сведений о трудовой деятельности (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Трудовая книжка не оформляется, если лицо поступает на работу впервые в период начиная с 01.01.2021 (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Для таких лиц сведения о трудовой деятельности формируйте в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Если на работника ведется трудовая книжка, он не обязан ее представлять на работу по совместительству. Кроме этого, она не представляется при ее утрате или повреждении (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) – тогда по письменному заявлению лица (с указанием причины отсутствия трудовой) оформите ему новую трудовую книжку.

Трудовая книжка не представляется также в случае ее ведения, но при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником о невнесении в нее сведений о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее – ИПУ), применяется вместо страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и содержит сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Эти документы идентичны, разве что новый документ может быть представлен в электронном виде.

Старые свидетельства СНИЛС, выданные до 01.04.2019, сохраняют свое действие. Поэтому лица, имеющие их на руках, при приеме на работу в качестве документа, подтверждающего регистрацию в системе ИПУ, предоставляют эти свидетельства.

Документ, подтверждающий регистрацию в системе ИПУ, получают лица:

– которые заключили трудовой договор впервые и на которых не открыт индивидуальный лицевой счет;

– обратившиеся в орган ПФ РФ с заявлением о получении нового документа, подтверждающего регистрацию в системе, в случае порчи или утери свидетельства СНИЛС, при смене фамилии.

Документы воинского учета представляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, – это военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний требуется при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Это дипломы, сертификаты, аттестаты, свидетельства или разрешения на осуществление того или иного вида деятельности (например, водительское удостоверение).

Справка о наличии или отсутствии судимости (факта уголовного преследования), о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям предоставляется при поступлении на работу, где в соответствии с законодательством РФ лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, не могут работать. Это педагогические работники и лица, работающие в различных сферах с несовершеннолетними.

Справка о наказании за употребление наркотиков – о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, – предоставляется при поступлении на работу, куда в соответствии с федеральными законами лица, подвергнутые такому административному наказанию, не допускаются до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию. Это лица, работающие на транспорте, в том числе водном, воздушном, железнодорожном.

Дополнительные документы требуются от кандидата, если это предусмотрено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ. Перечень таких документов представим в таблице.

Категории работниковДополнительные документыНорма закона
Лица 14 лет и младшеПисьменное согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительстваЧасть 3 ст. 63 ТК РФ
Несовершеннолетние, вахтовики, водители, спортсмены, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и др.Медицинское заключениеСтатья 69 ТК РФ
СовместителиСправка о характере и условиях труда по основному месту работы, если работа по совместительству вреднаяСтатья 283 ТК РФ
Поступающие на должность руководителя государственного (муниципального) учрежденияСведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей)Статья 275 ТК РФ, ст. 8 Закона о противодействии коррупции
Иностранцы, лица без гражданстваРазрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, договор (полис) ДМССтатья 327.3 ТК РФ, ст. 13 Закона N 115-ФЗ
Гражданские и муниципальные служащиеСведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей). Заявление с просьбой о поступлении на службуСтатья 26 Закона N 79-ФЗ, ст. 16 Закона N 25-ФЗ

Требовать от поступающего на работу другие документы запрещено (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).

Проверять подлинность полученных от кандидата документов законодатель не обязывает, тем не менее, изучая их, обратите внимание на наличие обязательных голограмм, печатей и подписей, срок действия, если он установлен (например, у сертификата медицинского работника, водительского удостоверения, патентов и разрешений).

После проверки документов и до заключения трудового договора отдельных кандидатов нужно проверить на предмет отсутствия медицинских противопоказаний. Для этого направьте их на предварительный медосмотр.

2. Направление работников на медицинский осмотр

Проходить предварительный медосмотр обязаны соискатели на определенные должности в соответствии с требованиями законодательства. К ним относятся лица:

– не достигшие возраста 18 лет (ст. 69 ТК РФ);

– поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинские организации и детские учреждения (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);

– привлекаемые на работу вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);

– привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера (ст. 324 ТК РФ);

– поступающие на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ);

– спортсмены (ст. 348.3 ТК РФ);

– поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе на подземные работы (ст. 69, ч. 1 ст. 213, ч. 1 ст. 330.3 ТК РФ);

– спасатели (ст. 23 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ “Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей”);

– другие в соответствии с федеральными законами.

Несовершеннолетнему или кандидату, претендующему на одну из перечисленных работ, выдайте под подпись подписанное уполномоченным представителем работодателя направление для прохождения предварительного медосмотра. Если он не согласится его проходить, откажите ему в приеме на работу. В противном случае вы можете быть привлечены к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Направление составляйте в произвольной форме, но укажите в нем:

– наименование организации и вид экономической деятельности;

– наименование медицинской организации, фактический адрес ее местонахождения;

– вид медицинского осмотра (предварительный);

– фамилию, имя, отчество лица, поступающего на работу, и дату его рождения;

– наименование должности (профессии) или вида работы;

– вредные и (или) опасные производственные факторы, а также вид работы в соответствии с утвержденным работодателем контингентом работников, подлежащих предварительным (периодическим) осмотрам.

Направление подписывает уполномоченный представитель работодателя с указанием своей должности, фамилии, инициалов.

Важно: медосмотры осуществляются за счет работодателя (ст. 69, абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ) на основании долгосрочного (не менее чем на 3 года) договора с медицинской организацией, имеющей лицензию (Методологические основы проведения предварительных и периодических медицинских осмотров лиц, работающих во вредных и (или) опасных условиях труда, утвержденные Минздравсоцразвития РФ 14.12.2005).

После прохождения медосмотра кандидат предоставляет справку по форме 086/у – если он несовершеннолетний, медицинское заключение либо медицинскую книжку – если он принимается в организацию, деятельность которой связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Если в соответствии с заключением были выявлены медицинские противопоказания для выполнения работы, откажите соискателю в приеме. Если не выявлены – переходите к следующему этапу.

3. Ознакомление работника с локальными нормативными актами

Необходимо ознакомить будущего работника с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Такими, в частности, являются:

– правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

– коллективный договор (если он есть);

– положения об оплате труда, о премировании, о хранении и использовании персональных данных работников, о государственной тайне (если работник будет с ней работать), об аттестации, о командировках (если характер работы предусматривает командировки);

– должностная инструкция (если должностные обязанности не установлены трудовым договором);

– правила и инструкции по охране труда.

Факт ознакомления с документами подтвердите подписью работника. Каким способом – законодательством не установлено. На практике применяются следующие:

– к локальному акту подшивают лист ознакомления;

– оформляют “Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами”.

Факт ознакомления можно зафиксировать в трудовом договоре, включив в него фразу о том, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, с перечислением этих актов. Конкретный порядок ознакомления с локальными актами можно установить, например, в ПВТР.

Запомнить всю информацию, с которой его ознакомили, работник, скорее всего, не сможет, поэтому на этапе ознакомления обратите внимание на основные моменты: режим рабочего времени, размер заработной платы, должностные обязанности, условия труда и т.п. Если в дальнейшем работник захочет еще раз ознакомиться с тем или иным локальным актом, предоставьте ему эту возможность.

4. Заключение трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым:

Работодатель обязуетсяРаботник обязуется
Предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функцииЛично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя
Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашениемСоблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя
Своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату

Трудовой договор заключается в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом со стороны работодателя он может быть подписан или руководителем, или уполномоченным им лицом с указанием основания, в силу которого оно наделено соответствующими полномочиями, – устав (положение), приказ (распоряжение) или доверенность.

В целях упорядочения и идентификации присвойте трудовому договору номер. Он, в частности, может состоять из порядкового номера и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0).

Для справки: несмотря на отсутствие обязанности ставить на трудовом договоре печать, она, как правило, используется работодателями, если имеется в наличии, и это нарушением трудового законодательства не является.

Один экземпляр трудового договора передайте работнику, другой, с его подписью в получении, оставьте у себя.

Трудовой договор вступает в силу с момента подписания. К работе новый сотрудник приступает в день, установленный договором. Если день не установлен – на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если новичок не приступил к работе в установленный день, можете аннулировать трудовой договор в соответствии со ст. 61 ТК РФ (более подробно об этом см. разд. 2.2).

Есть два исключения, когда трудовой договор не заключается, а трудовые отношения возникают:

1. Когда работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. В этом случае работодатель обязан письменно оформить с работником трудовой договор не позднее 3 рабочих дней со дня его фактического допущения к работе (ст. 67 ТК РФ) (более подробно об этом см. разд. 2.3).

2. Когда работник принят в организацию по гражданско-правовому договору, но отношения между ними суд впоследствии признал трудовыми. И здесь оформить трудовой договор работодатель обязан в течение 3 рабочих дней с момента вынесения решения судом, если этим решением не установлено иное (более подробно об этом см. разд. 2.4).

Уклонение от заключения трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, грозит административной ответственностью по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

5. Заключение договора о полной материальной ответственности

Если принимаете работника на должность, выполнение обязанностей по которой связано с обслуживанием материальных ценностей, после заключения трудового договора заключите с ним договор о полной материальной ответственности.

Такие договоры заключаются с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество, должности которых включены в перечни и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (ст. 244 ТК РФ).

Договор о полной материальной ответственности составьте в двух экземплярах. Один оставьте в организации, второй передайте работнику под подпись. Договор вступает в силу со дня его подписания и действует в течение всего периода работы с вверенными работнику материальными ценностями.

С работником, замещающим материально ответственное лицо на время его отпуска, болезни, командировки, можете заключить временный договор о полной материальной ответственности.

Полную материальную ответственность также несут:

– руководитель организации;

– заместители руководителя;

– главный бухгалтер.

При этом руководитель несет ее в силу закона и договор о полной материальной ответственности с ним заключать не надо (ст. 277 ТК РФ).

Заместители руководителя и главный бухгалтер несут полную материальную ответственность, если условие о ней включено в трудовой договор с ними (ст. 243 ТК РФ). Поэтому если работодатель решит, что данные работники должны нести полную материальную ответственность, позаботиться об этом тоже лучше заранее: включить такое условие в трудовой договор после его подписания удастся только с их согласия.

6. Оформление приказа о приеме на работу

На основании трудового договора издайте приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1. В приказе укажите:

– фамилию, имя, отчество и должность сотрудника;

– структурное подразделение (при его наличии);

– размер оклада (тарифной ставки);

– срок испытания (если он установлен в трудовом договоре);

– срок, на который принимается работник (если заключен срочный трудовой договор), и другие условия, отражающие специфику трудовой деятельности, например то, что работник принимается по совместительству.

Подпишите приказ у руководителя или иного уполномоченного лица и не позднее 3 дней со дня фактического начала работы ознакомьте с приказом новичка под подпись (ст. 68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу зарегистрируйте в журнале регистрации приказов по личному составу. Этот документ необязательный, но нужный, в частности для того, чтобы отслеживать даты издания и систематизировать приказы.

7. Внесение записи в трудовую книжку

Принимая новичка в штат, внесите запись в его трудовую книжку, если она ведется. Если человек поступает на работу впервые в 2020 году, заведите ему новую трудовую в течение недели после приема на работу. С 01.01.2021 на лиц, впервые поступающих на работу, трудовую книжку заводить не надо (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Запись о приеме на работу внесите в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек не позднее недельного срока.

Зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета движения трудовых книжек с указанием серии и номера книжки и иных сведений, предусмотренных формой (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек), и поместите на хранение в соответствующее место (сейф или несгораемый шкаф).

Важно: информацию о приеме на работу внесите в сведения о трудовой деятельности. В них также включите данные о работнике, месте его работы и трудовой функции (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ).

8. Оформление личной карточки

Запись о приеме на работу, а также все сведения о работнике внесите в другой обязательный документ – личную карточку унифицированной формы Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата N 1. В личной карточке фиксируются и все события, происходящие с работником в период трудовой деятельности (повышение квалификации, предоставление отпуска и пр.), а также дублируются записи, внесенные в трудовую книжку (о переводе, увольнении).

С каждой вносимой записью, в том числе о приеме на работу, ознакомьте работника под подпись (п. 12 Правил ведения трудовых книжек).

9. Направление сведений о приеме на работу в ПФ РФ

После издания приказа о приеме на работу заполните форму СЗВ-ТД и не позднее следующего дня направьте ее в территориальный орган ПФ РФ.

Форма СЗВ-ТД может быть заполнена на бумажном носителе, если количество работников менее 25. Если работников 25 и больше – представляйте форму в виде электронного документа.

Форма разделена на несколько разделов:

– данные о страхователе с указанием наименования, ИНН, КПП и номера ПФ РФ;

– данные физических лиц с указанием Ф.И.О., даты рождения, номера СНИЛС;

– сведения о факте подачи заявления о трудовой книжке и о выбранном способе ее ведения;

– период, за который страхователь отчитывается;

– таблица со сведениями о трудовой деятельности.

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии).

Формат электронной формы СЗВ-ТД приведен в приложении 3 к Постановлению N 730п. Она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Порядок заполнения шапки отчета СЗВ-ТД схож с порядком заполнения иных форм персонифицированной отчетности и сложностей не вызывает.

Поле со сведениями о поданном заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки в шапке заполняйте, если работник при приеме на работу подал такое заявление. В форме указывается вид заявления и дата его подачи.

В случае приема на работу работника первой строчкой в табличной части будет запись о приеме. Записи предыдущего работодателя в нее не включаются.

При заполнении таблицы учтите, что графа “Код выполняемой функции (при наличии)” в 2020 году не заполняется. Она подлежит заполнению с 01.01.2021 работодателями, принявшими решение о применении профессиональных стандартов по должностям, занимаемым соответствующими застрахованными лицами (работниками) (Письмо Минтруда РФ от 05.03.2020 14-0/10/В-1704).

10. Подача сведений о заключении трудового договора

Принимая на работу некоторых работников, в установленные сроки подайте сведения о заключении с ними трудового договора в соответствующие органы или организации. За нарушение сроков или неисполнение таких обязанностей предусмотрена административная ответственность.

Что это за работники, в какие органы направляются сведения, в какие сроки и какая ответственность установлена, представим в таблице.

Категории работниковСрок уведомленияКого уведомитьНормативный актОтветственность
Военнообязанные2 неделиВоенный комиссариат муниципального образования и (или) органы местного самоуправленияПодпункт “а” п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ от 11.07.2017Штраф за ненаправление сведений для должностных лиц составляет от 300 до 1 000 руб. (п. 3 ст. 21.4 КоАП РФ)
Иностранные граждане или лица без гражданства3 дняТерриториальный орган МВД РФПункт 2 Порядка, утвержденного Приказом МВД РФ от 04.06.2019 N 363 (приложение 4)Штраф за неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления налагается: на должностных лиц в размере от 35 000 до 50 000 руб., на юридических от 400 000 до 800 000 руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ)
Государственные или муниципальные служащие, уволенные не более 2 лет назад, чьи должности включены в специальные перечни10 днейПредставителю нанимателя государственного или муниципального служащего по последнему месту его службыСтатья 64.1 ТК РФ, ч. 4 ст. 12 Закона о противодействии коррупцииШтраф за неуведомление или нарушение сроков для должностных лиц составляет от 20 000 до 50 000 руб., для юридических лиц от 100 000 до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ)

[leyka_bar campaign_id=1734]

Проект реализуется при поддержке гранта Фонда Президентских грантов, Гранта Фонда Потанина, ГБУ Дом общественных организаций г. Москвы

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.